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Privacy.one

Datenschutz, KI-Compliance & Meldestelle

Persönliche, juristisch fundierte Beratung für Datenschutz, KI-Governance und Compliance – für Unternehmen, Konzerne und öffentliche Einrichtungen.

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KI Compliance

Geldwäscheprävention

Governance

Datenschutz

Analyse

Analyse

Juristische Analyse Ihrer Datenschutz-, KI- und Compliance-Situation mit klarer Risikobewertung.

Planung

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Strukturierte Umsetzung gesetzlicher Anforderungen mit klaren Prozessen und Verantwortlichkeiten.

Sicherheit

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Rechtssichere Dokumentation, Compliance-Kontrollen und Schutz vor Haftungs- und Reputationsrisiken.

Beratung

Beratung

Persönliche Betreuung durch erfahrene Juristen – ohne Software-Abos oder Standardlösungen.

Sind Ihre KI-Anwendungen wirklich rechtssicher?

Viele Unternehmen setzen bereits KI-Tools, Chatbots oder interne Assistenzsysteme ein – oft ohne vollständige rechtliche Bewertung. Mit dem EU AI Act und den Anforderungen der DSGVO entstehen neue Pflichten, Dokumentationsanforderungen und Haftungsrisiken.

In unserem kompakten Leitfaden zeigen wir Ihnen die fünf zentralen Prüfbereiche, die jedes Unternehmen vor oder während des KI-Einsatzes klären sollte – verständlich, praxisnah und juristisch fundiert.

  • Wann eine Datenschutzfolgenabschätzung erforderlich ist
  • Ob eine automatisierte Entscheidung im Sinne der DSGVO vorliegt
  • Wie eine belastbare KI-Governance aufgebaut wird
  • Welche Rolle Auftragsverarbeitung und Drittlandtransfers spielen
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Über uns

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Persönliche Beratung statt Softwarelösungen – für Unternehmen und die öffentliche Hand

PRIVACY ONE begleitet seit über 15 Jahren Unternehmen, Konzerne und öffentliche Einrichtungen als externer Datenschutz-, KI-, Hinweisgeber- und Geldwäschebeauftragter. Mit mehr als 500 betreuten Mandanten verfügen wir über umfassende Erfahrung in unterschiedlichsten Branchen und Organisationsstrukturen – vom Mittelstand bis zum internationalen Konzern.

Im Gegensatz zu softwarebasierten Compliance-Anbietern setzen wir bewusst auf persönliche Beratung durch erfahrene Juristen. Unsere Mandanten erhalten feste Ansprechpartner, belastbare rechtliche Einschätzungen und direkte Unterstützung im Austausch mit Aufsichtsbehörden. Statt Portalen, Standardprozessen oder Self-Service-Tools bieten wir individuelle Betreuung, klare Verantwortlichkeiten und ein ganzheitliches Governance-System aus einer Hand.

Leistungen

Leistungen

Externe Compliance-Beratung,

die wirklich entlastet.

Compliance sicher machen – Datenschutz, KI, Meldestelle und Geldwäscheprävention aus einer Hand. Rechtssicher umgesetzt durch erfahrene Juristen.

01.

Datenschutzberatung als externe Datenschutzbeauftragte

02.

Beratung zum rechtskonformen Einsatz von KI

03.

Externe Hinweisgeber-Meldestelle – sofort einsatzbereit.

04.

Externe Geldwäscheprävention – maximaler Schutz, minimaler Aufwand.

Leistungen

Leistungen

Externe Compliance-Beratung, die wirklich entlastet.

Compliance sicher machen – Datenschutz, KI, Meldestelle und Geldwäscheprävention aus einer Hand. Rechtssicher umgesetzt durch erfahrene Juristen.

1. Datenschutzberatung als externe Datenschutzbeauftragte

02. Beratung zum rechtskonformen Einsatz von KI

03. Externe Hinweisgeber-Meldestelle – sofort einsatzbereit.

04. Externe Geldwäscheprävention – maximaler Schutz, minimaler Aufwand.

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Persönliche Beratung statt Software-Abos

Wir setzen bewusst auf persönliche Beratung durch erfahrene Juristen statt auf anonyme Softwarelösungen oder Portale.
Bei PRIVACY ONE haben Sie einen festen Ansprechpartner, der Ihre Situation versteht, rechtlich einordnet und Sie dauerhaft begleitet.
Keine Ticketsysteme, keine Standardprozesse, keine Self-Service-Tools – sondern individuelle Beratung, klare Verantwortung und verlässliche Entscheidungen.

Was passiert im gratis Erstgespräch?

In einem unverbindlichen Beratungsgespräch verschaffen wir uns einen Überblick über Ihre aktuelle Datenschutz-, KI- und Compliance-Situation.
Wir identifizieren mögliche Risiken, klären offene Fragen und zeigen erste Handlungsoptionen auf.
Ohne Verpflichtung, ohne Software-Abos, ohne Standardlösungen.

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Referenzen

Referenzen

Erfolgreiche Projekte aus Datenschutz & KI-Compliance

Datenschutzkonforme Einführung von Cloud- und SaaS-Lösungen

Ausgangssituation
Ein Logistikunternehmen plante die Einführung mehrerer Cloud- und SaaS-Lösungen. Datenschutzfragen zu Datenarten, Drittlandübermittlungen, Verträgen und Dokumentation waren offen.

Vorgehen von PRIVACY ONE
Wir analysierten Datenflüsse, prüften Anbieter und Unterauftragnehmer, bewerteten Risiken inkl. DSFA-Prüfung und erarbeiteten ein Umsetzungskonzept (AVV, TOM, Datenschutzhinweise, Richtlinien, Schulungsinhalte). Die Implementierung begleiteten wir mit IT und Fachbereichen.

Ergebnis
Die Cloud-Dienste wurden rechtssicher eingeführt. Das Unternehmen verfügt nun über dokumentierte Datenflüsse, klare Prozesse, geschulte Mitarbeitende und ein standardisiertes Vorgehen für künftige Cloud-Bewertungen.

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DSGVO-konforme Einführung eines KI-Chatbots im Kundenservice

Ausgangssituation
Ein Unternehmen aus der Energiewirtschaft wollte einen KI-Chatbot im Kundenservice einführen, um Standardanfragen schneller zu bearbeiten und das Support-Team zu entlasten. Gleichzeitig gab es Unsicherheiten zu Datenschutz, KI-Compliance und möglicher automatisierter Entscheidungsfindung nach DSGVO.

Vorgehen von PRIVACY ONE
Wir analysierten Datenflüsse und den rechtlichen Rahmen, prüften DSFA/TIA und setzten die DSGVO-konforme Umsetzung auf. Dazu gehörten AVV-Prüfung, TOM- und Löschkonzept-Check, Anpassung der Datenschutzerklärung, KI-Richtlinie sowie KI-Governance- und Use-Case-Dokumentation.

Ergebnis
Der Chatbot wurde DSGVO-konform eingeführt. Reaktionszeiten sanken, der Kundenservice wurde entlastet und die Kundenzufriedenheit stieg. Zudem liegen nun klare Dokumentation, rechtliche Sicherheit und eine transparente, datenschutzkonforme KI-Nutzung vor.

DSGVO-konforme Einführung eines KI-Chatbots im Kundenservice

Ausgangssituation
Ein Unternehmen aus der Energiewirtschaft wollte einen KI-Chatbot im Kundenservice einführen, um Standardanfragen schneller zu bearbeiten und das Support-Team zu entlasten. Gleichzeitig gab es Unsicherheiten zu Datenschutz, KI-Compliance und möglicher automatisierter Entscheidungsfindung nach DSGVO.

Vorgehen von Privacy One
Wir analysierten Datenflüsse und den rechtlichen Rahmen, prüften DSFA/TIA und setzten die DSGVO-konforme Umsetzung auf. Dazu gehörten AVV-Prüfung, TOM- und Löschkonzept-Check, Anpassung der Datenschutzerklärung, KI-Richtlinie sowie KI-Governance- und Use-Case-Dokumentation.

Ergebnis
Der Chatbot wurde DSGVO-konform eingeführt. Reaktionszeiten sanken, der Kundenservice wurde entlastet und die Kundenzufriedenheit stieg. Zudem liegen nun klare Dokumentation, rechtliche Sicherheit und eine transparente, datenschutzkonforme KI-Nutzung vor.

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Prozess

Prozess

Unser Prozess – klar, einfach und strukturiert

Von der ersten Anfrage bis zur laufenden Betreuung: Wir begleiten Sie transparent, effizient und rechtssicher durch alle Schritte.

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Kostenlose Erstberatung

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Erste Einschätzung Ihrer Situation und Klärung Ihrer Anforderungen – unverbindlich und vertraulich.

Analyse & Strategie

Analyse & Strategie

Juristische Analyse, Risikobewertung und Entwicklung einer passenden Compliance-Struktur.

Individuelles Angebot

Individuelles Angebot

Klares Leistungspaket – modular oder als Kombi-Lösung, ohne versteckte Kosten.

Betreuung & Umsetzung

Betreuung & Umsetzung

Laufende Betreuung als externer Beauftragter mit festen Ansprechpartnern und klaren Prozessen.

Kein Selbstbefüllen von Software, kein Rätselraten: Umsetzung von A bis Z durch Juristen.

FAQ

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie die wichtigsten Fragen rund um Datenschutz, KI-Compliance, Meldestelle und IT-Sicherheit – klar, verständlich und praxisnah erklärt.

DATENSCHUTZBERATUNG BEI DER EINFÜHRUNG NEUER CLOUD- UND SAAS-DIENSTE

Projektkontext

Ein Unternehmen aus der Logistikbranche plante die Einführung mehrerer Cloud- und SaaS-Lösungen zur Modernisierung interner Prozesse und zur Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Standorten und Abteilungen.

Geplant waren unter anderem Cloud-Speicherlösungen sowie spezialisierte Anwendungen für operative Abläufe. Noch vor Projektstart wurde jedoch deutlich, dass zentrale datenschutzrechtliche Fragen ungeklärt waren.

Im Raum standen insbesondere folgende Themen:

  • Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

  • Welche Datenflüsse entstehen innerhalb und außerhalb der Organisation?

  • Erfolgen Datenübermittlungen in Drittstaaten?

  • Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) sind erforderlich?

  • Welche vertraglichen Anforderungen (AVV, Unterauftragnehmer, Garantien) müssen erfüllt sein?

  • Ist eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) notwendig?

Zur strukturierten, rechtssicheren Bewertung und Umsetzung beauftragte das Unternehmen PRIVACY ONE.

Rolle von PRIVACY ONE

PRIVACY ONE übernahm die umfassende datenschutzrechtliche Begleitung des Projekts – von der Analysephase bis zur Implementierung.

Unsere Leistungen umfassten:

1. Analyse der geplanten Cloud-Dienste und Datenflüsse

Gemeinsam mit IT und Fachabteilungen wurden sämtliche geplanten Systeme, Datenarten, Speicherorte und Datenströme erfasst und dokumentiert.

2. Datenschutzrechtliche Bewertung der Anbieter

Für jeden Cloud-Dienst erfolgte eine strukturierte Prüfung, einschließlich:

  • Analyse der Anbieterstandorte und Unterauftragnehmer

  • Bewertung der Sicherheitsmaßnahmen

  • Prüfung von AVV, SCC und TOM

  • Einschätzung von Risiken bei Drittlandübermittlungen

  • Abgleich mit internen Compliance-Vorgaben

3. Risikoanalyse und DSFA-Prüfung

Für potenziell risikobehaftete Verarbeitungsvorgänge wurde geprüft, ob eine Datenschutzfolgenabschätzung erforderlich ist. Dabei wurden Datenkategorien, Zugriffsmöglichkeiten und Schutzmaßnahmen detailliert bewertet.

4. Entwicklung eines Umsetzungskonzepts

Auf Basis der Analyse entwickelte PRIVACY ONE ein konkretes Maßnahmenpaket, darunter:

  • Dokumentation im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

  • Abschluss und Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen

  • Definition technischer Schutzmaßnahmen

  • Anpassung von Datenschutzhinweisen

  • Erstellung interner Richtlinien

  • Entwicklung eines Incident-Konzepts

  • Schulungskonzepte für Mitarbeitende

5. Begleitung der Implementierung

Während der technischen Einführung unterstützte PRIVACY ONE die Abstimmung zwischen IT, Fachbereichen und Cloud-Anbietern und stellte sicher, dass alle datenschutzrelevanten Anforderungen umgesetzt wurden.

Ergebnis

Die neuen Cloud- und SaaS-Lösungen konnten rechtssicher, transparent und effizient eingeführt werden.

Für das Unternehmen ergaben sich folgende Vorteile:

  • Vollständige datenschutzrechtliche Bewertung aller eingesetzten Systeme

  • Rechtssichere Verträge und dokumentierte technische Maßnahmen

  • Klar strukturierte, nachvollziehbare Datenflüsse

  • Reduzierte Haftungs- und Reputationsrisiken

  • Geschulte Mitarbeitende mit klaren Handlungsvorgaben

  • Standardisierte Prozesse zur schnellen Bewertung zukünftiger Cloud-Projekte

Das Unternehmen verfügt nun über belastbare Entscheidungsgrundlagen und ein etabliertes Governance-Modell für digitale Transformationsprojekte.

Fazit

Dieses Projekt zeigt, wie PRIVACY ONE komplexe Digitalisierungsprojekte rechtlich absichert und strukturiert begleitet.

Statt pauschaler Softwarelösungen bietet PRIVACY ONE persönliche Beratung, juristisch fundierte Bewertung und eine nachhaltige Compliance-Struktur – individuell, belastbar und zukunftssicher.

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DSGVO-KONFORMER EINSATZ EINES KI-CHATBOTS IM KUNDENSERVICE

 Projektkontext

Ein Unternehmen aus der Energiewirtschaft plante die Einführung eines KI-Chatbots im Kundenservice. Ziel war es, wiederkehrende Standardanfragen automatisiert zu beantworten, Reaktionszeiten zu verkürzen und das Support-Team deutlich zu entlasten.

Gerade im Energiesektor fallen täglich zahlreiche Anfragen zu Tarifwechseln, Zählerständen, Abrechnungen oder Störungen an. Die Einführung eines KI-Systems versprach Effizienz – gleichzeitig bestanden erhebliche Unsicherheiten hinsichtlich Datenschutz, KI-Compliance und regulatorischer Anforderungen.

Zentrale Fragen des Unternehmens waren:

  • Ist der Einsatz des KI-Chatbots DSGVO-konform?

  • Liegt eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO vor?

  • Ist eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) erforderlich?

  • Müssen internationale Datentransfers bewertet werden?

  • Welche Dokumentations- und Transparenzpflichten entstehen?

Zur rechtssicheren Umsetzung beauftragte das Unternehmen PRIVACY ONE als externen Datenschutz- und KI-Berater.

Rolle von PRIVACY ONE

PRIVACY ONE begleitete das Projekt von der Planungsphase bis zur produktiven Einführung des KI-Systems. Ziel war es, eine rechtlich belastbare, transparente und nachhaltige KI-Governance aufzubauen.

Unsere Leistungen umfassten insbesondere:

1. Rechtliche Bewertung des KI-Einsatzes

Wir analysierten den geplanten Anwendungsfall und prüften, ob eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung vorliegt. Ergebnis: Der Chatbot unterstützte ausschließlich bei Standardanfragen; sämtliche vertragsrelevanten Entscheidungen verblieben bei Mitarbeitenden. Damit lag keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO vor.

2. Prüfung der Notwendigkeit einer DSFA

Auf Basis der Risikoanalyse wurde geprüft, ob eine Datenschutzfolgenabschätzung erforderlich ist. Da kein voraussichtlich hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen bestand, war eine DSFA nicht notwendig. Die Entscheidung wurde nachvollziehbar dokumentiert.

3. Prüfung internationaler Datenübermittlungen (TIA)

Da Anbieter, Hosting und Verarbeitung ausschließlich innerhalb der EU erfolgten und keine Drittlandzugriffe stattfanden, war kein Transfer Impact Assessment erforderlich.

4. Analyse von Datenflüssen und technischen Maßnahmen

PRIVACY ONE prüfte sämtliche Datenflüsse zwischen Kundenservice, KI-System und internen Anwendungen. Zusätzlich wurden Rollen- und Berechtigungskonzepte, technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), Löschkonzepte sowie Logging-Strukturen bewertet.

5. Vertragsprüfung und Auftragsverarbeitung

Wir prüften die Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO, analysierten Unterauftragnehmer und bewerteten Sicherheitsmaßnahmen des Anbieters.

6. Anpassung der Datenschutzerklärung

Zur Erfüllung der Informationspflichten wurde die Datenschutzerklärung rechtssicher angepasst.

7. Aufbau einer strukturierten KI-Governance

PRIVACY ONE entwickelte eine interne KI-Richtlinie für Mitarbeitende, dokumentierte den AI-Use-Case und implementierte ein strukturiertes Governance-Modell zur langfristigen Absicherung des KI-Einsatzes.

Ergebnis

Der KI-Chatbot konnte vollständig DSGVO-konform und rechtssicher implementiert werden.

Die wichtigsten Effekte für das Unternehmen:

  • Deutlich verkürzte Reaktionszeiten im Kundenservice

  • Spürbare Entlastung des Support-Teams

  • Nachweisbare DSGVO-Konformität durch dokumentierte Prüfprozesse

  • Transparente, sichere und nachvollziehbare Datenverarbeitung

  • Erhöhte Kundenzufriedenheit durch konsistente, rund um die Uhr verfügbare Antworten

Darüber hinaus verfügt das Unternehmen nun über eine belastbare KI-Governance-Struktur, die zukünftige KI-Projekte strukturiert, dokumentiert und regulatorisch abgesichert ermöglicht.

Fazit

Dieses Projekt zeigt exemplarisch, wie PRIVACY ONE Datenschutz, KI-Compliance und praktische Umsetzung miteinander verbindet.

Nicht als Softwareanbieter, sondern als juristisch fundierter, persönlicher Beratungspartner – mit klarer Verantwortung, belastbaren Einschätzungen und einem ganzheitlichen Governance-Ansatz.

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